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新穎的設(shè)計方案,大膽的革新思想,靈活運用最新技術(shù)是我們的特點
深圳會議策劃公司:主題會議活動策劃方案流程及細節(jié)
瀚宇公關(guān) 2022-12-30 16

為了確保事情或工作有序有效開展,往往需要預(yù)先進行方案制定工作,方案是闡明行動的時間,地點,目的,預(yù)期效果,預(yù)算及方法等的書面計劃。制定方案需要注意哪些問題呢?


一、會議主題

眾志成城品質(zhì)未來

二、會議時間

20231月6日上午9:00—12:00

1、公司員工:8:00準(zhǔn)時從公司出發(fā)

2、來賓簽到:8:30—9:00

三、會議地點

XX酒店議會廳

四、參加人員

1、政府領(lǐng)導(dǎo):5人(九龍坡區(qū)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、外經(jīng)委領(lǐng)導(dǎo));

2、銀行領(lǐng)導(dǎo):5人

3、經(jīng)銷商:10人

4、配套商:50人

5、媒體記者:5人

6、家屬:30人

7、公司:900人

合計:1000余人

五、會議日程及議程:

組織及分工:

(一)領(lǐng)導(dǎo)小組:

組長:負責(zé)本次會議的全面領(lǐng)導(dǎo)和總指揮,協(xié)調(diào)和監(jiān)督各工作組的工作;

副組長:負責(zé)來賓邀請及接待,公司人員組織,表彰,物資采購和準(zhǔn)備,歌詠比賽的組織,現(xiàn)場保衛(wèi)。分管會議接待組和后勤組。

副組長:負責(zé)會議策劃,廣告公司聯(lián)系、接洽,會議主持。分管會務(wù)組。

(二)分組及工作職責(zé)

1、會議策劃包裝宣傳組

工作任務(wù):

1)負責(zé)會議策劃方案的擬寫;

2)負責(zé)會議現(xiàn)場布置;

3)負責(zé)媒體的邀請、接待;

4)負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿的擬寫;

5)負責(zé)獲獎詞的擬寫;

6)負責(zé)活動全程攝像、攝影;

2、會務(wù)組:

工作任務(wù):

1)負責(zé)來賓(政府、配套商、代理商)邀請函的準(zhǔn)備、寄發(fā);

2)負責(zé)來賓(政府、配套商、代理商)歡迎午宴的安排

3)負責(zé)來賓(政府、配套商、代理商)的接待和陪同;

4)負責(zé)接送參會人員;

5)負責(zé)會議簽到;

6)負責(zé)會場音響、投影等電子設(shè)備;

7)負責(zé)會議文件打印、會議資料的準(zhǔn)備、裝袋和發(fā)放;

8)負責(zé)來賓進場;

9)負責(zé)禮儀小姐管理

3、后勤保障組

工作任務(wù):

1)負責(zé)各種物資、獎杯(證書)、禮品的采購和準(zhǔn)備;

2)負責(zé)員工進場、退場安排(各進出口門的編碼),座位安排(提前貼出分布圖)等;

3)負責(zé)會議安全保衛(wèi)、現(xiàn)場值勤;

4)負責(zé)歌詠比賽的組織;

5)負責(zé)對各工作組工作的協(xié)調(diào)、檢查和考核;

(三)現(xiàn)場工作人員分工:

總指揮,協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系;

會議主持

領(lǐng)導(dǎo)接送車輛安排,員工送會場車輛安排

負責(zé)來賓簽到、接待、進場安排

歌詠比賽的組織、比賽結(jié)果統(tǒng)計

會場音響、投影等電子設(shè)備;

員工進場、退場安排,安全保衛(wèi)、會場值勤;

媒體接待

配套商接待;

銀行人員接待;

代理商接待;

全程攝像;

會場布置監(jiān)督及檢查、全場攝影;

會議資料準(zhǔn)備;

禮儀小姐安排;

六、會場布置

(一)會場外

1、沿途兩邊:

插刀旗:200面

2、進入會場路口:

拱門:1個

熱烈歡迎參加公司2023年會的各位嘉賓

3、橫幅:

1)為客戶服務(wù)是XX存在的唯一理由

2)資源會枯竭唯有文化才會生生不息

3)手挽手心連心堅決和自己的錯誤做斗爭

4)冬天讓我們感動上帝創(chuàng)造奇跡

4、氣柱:6個

1)眾志成城,品質(zhì)未來

2)迅速反應(yīng),馬上行動

3)言必稱客戶,人人談結(jié)果

4)攜手共赴,擁抱財富

5、指示牌:若干

1)來賓簽到由此去

2)公司員工進場由此去

3)來賓休息室

6、寫真板:若干

會議室外過道

(二)簽到處:

1、簽到噴繪:

2023年會簽到處

(三)會議室

1、主題噴繪:

——眾志成城品質(zhì)未來

2、主橫幅:主席臺上方

熱烈祝賀XX公司2023年會勝利召開

3、主豎幅:2條

4、分區(qū)橫幅:

1)技術(shù)中心區(qū)域:

品質(zhì)與速度是我們的決戰(zhàn)場

用內(nèi)心之火精神之光點燃明天的希望

2)生產(chǎn)物流中心區(qū)域:

拖不跨打不爛鑄就鋼鐵供應(yīng)鏈

責(zé)任是品質(zhì)的根本

3)營銷中心區(qū)域:

離客戶近一點離客戶更近一點

狹路相逢勇者生

敬畏客戶:客戶是用來被感動的,不是用來被搞定的

4)后臺支持系統(tǒng)區(qū)域:

全力以赴支持前線

理由與借口是失敗的真正原因

5、舞臺設(shè)備擺放:

可放置筆記本電腦的演講臺、可接駁電腦的音頻線、音響設(shè)備、投影儀和屏幕、座式麥克風(fēng):2個;

6、分區(qū)指示牌:8塊

7、寫真:若干

八、費用預(yù)算:

1、酒店會場租金:

2、餐費:

煙、酒水:

3、會議包裝費用:

4、樂隊及外聘人員費用:

5、其它:

合計:

九、會議紀(jì)律:

1、所參會人員必須服從統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一安排、統(tǒng)一調(diào)配,嚴(yán)禁擅自行動。各系統(tǒng)的領(lǐng)隊負責(zé)本系統(tǒng)人員的組織、指揮和調(diào)動;

2、所有參會人員必須樹立整體觀念,發(fā)揚團隊協(xié)作精神,嚴(yán)禁各自為政、互相推諉;

3、所有參會人員必須遵守會議時間,按時到場,嚴(yán)禁遲到、早退、擅離職守,請假必須經(jīng)各系統(tǒng)負責(zé)人批準(zhǔn),否則按曠工論處;

4、會議期間手機必須處于關(guān)閉或震動狀態(tài),嚴(yán)禁在會議室內(nèi)打電話;

5、會議期間嚴(yán)禁隨意走動,交頭接耳,開小會;

6、所有參會人員必須統(tǒng)一著裝(上著冬衣、下著深色下裝),精神飽滿、熱情洋溢,體現(xiàn)_人的精神風(fēng)貌;

7、各部門、各小組、各系統(tǒng)必須做好各自負責(zé)任務(wù)的前期準(zhǔn)備工作,確保會議各項工作的順利進行和會議的圓滿成功;

以上紀(jì)律,所有參會人員必須嚴(yán)格遵守,由審計部監(jiān)督執(zhí)行,對違反者進行處罰。

拓展閱讀:深圳大型活動策劃公司

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