對(duì)于許多人來(lái)說(shuō),年會(huì)是關(guān)于抽大獎(jiǎng)、吃大餐和看大戲的場(chǎng)面;然而,對(duì)另一些人來(lái)說(shuō),這是一場(chǎng)斗爭(zhēng):找到一個(gè)地方,設(shè)定一個(gè)主題,挑出各個(gè)方面的細(xì)節(jié),都是幾個(gè)月的加班。
組織過(guò)年會(huì)的人應(yīng)該深有體會(huì),每年年會(huì)前都會(huì)打印幾張A3紙,作為最終的流程圖和注意事項(xiàng)。這很難,只有真正經(jīng)歷過(guò)的人才知道。
現(xiàn)在,作為深圳一家專業(yè)的年會(huì)策劃公司,瀚宇公關(guān)將要根據(jù)多年來(lái)規(guī)劃和組織年會(huì)的經(jīng)驗(yàn),談?wù)勔?guī)劃年會(huì)的詳細(xì)過(guò)程。
步驟1:確定年度會(huì)議的主題或基調(diào)
雖然年會(huì)豐儉由人,但對(duì)于任何老板來(lái)說(shuō),這都不是一筆小開支。因此,作為年會(huì)的主要組織者和策劃人,要讓老板覺得錢是值得的,首先確定老板的想法和他想做的事情是非常重要的。
一般來(lái)說(shuō),他們不能給出任何具體的想法。它們都是零散的描述。把它們寫下來(lái)。然后,根據(jù)你對(duì)老板的理解,大致梳理出年會(huì)策劃的主題、基調(diào)和大方向。最后,在與老板反復(fù)溝通、修改和確認(rèn)后,確定大方向。
步驟2:根據(jù)年會(huì)的主題或基調(diào),規(guī)劃年會(huì)當(dāng)天的安排和流程
在確定了年會(huì)的主基調(diào)和一些領(lǐng)導(dǎo)希望看到的事情之后,下一步是結(jié)合對(duì)公司過(guò)去一年業(yè)務(wù)發(fā)展和未來(lái)戰(zhàn)略方向的理解,具體寫下年會(huì)當(dāng)天的初步流程,例如:
13: 30-17:00:全體員工業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)議和優(yōu)秀員工表彰
17: 00-17:30:休息
17: 30-18:00:晚餐
18: 00-18:30:優(yōu)秀員工紅毯秀
18: 30-21:30:年度會(huì)議計(jì)劃&晚餐&抽獎(jiǎng)
然后,根據(jù)這個(gè)時(shí)間表,將進(jìn)一步細(xì)化如何做每個(gè)環(huán)節(jié)以及如何創(chuàng)新。例如,在年度會(huì)議節(jié)目上,應(yīng)該如何找到合適的人來(lái)定制相關(guān)節(jié)目,以呼應(yīng)年度會(huì)議的主題和基調(diào)?如何通過(guò)舞臺(tái)上的互動(dòng)達(dá)到更好的效果等等,都是可以產(chǎn)生無(wú)數(shù)想法的地方。
在確保每個(gè)環(huán)節(jié)至少有一兩個(gè)主要亮點(diǎn)后,逐步完善和補(bǔ)充每個(gè)環(huán)節(jié)的所有內(nèi)容。
步驟3:根據(jù)年會(huì)當(dāng)天的流程和安排,倒推年會(huì)開始前的籌備工作
在確認(rèn)了年會(huì)當(dāng)天的所有一般環(huán)節(jié)后,如哪些公司領(lǐng)導(dǎo)受邀在業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)上演講,每個(gè)人的演講將持續(xù)多久,以及晚宴計(jì)劃安排多少節(jié)目,將根據(jù)這些環(huán)節(jié)介紹之前籌備工作的流程和進(jìn)展:
領(lǐng)導(dǎo)人需要先提交演講大綱。大綱定稿后,應(yīng)提前準(zhǔn)備PPT。PPT完成后,需要進(jìn)行美化;
作為晚宴節(jié)目的另一個(gè)重要組成部分,需要提前發(fā)出通知,在整個(gè)公司范圍內(nèi)進(jìn)行主持人和節(jié)目的試鏡等一系列工作;
在獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀員工的過(guò)程中,績(jī)效部門也應(yīng)提前聯(lián)系起來(lái)。何時(shí)應(yīng)評(píng)估相關(guān)評(píng)估活動(dòng)列表。
對(duì)于這類工作,我們需要在年會(huì)當(dāng)天將整個(gè)過(guò)程顛倒過(guò)來(lái),以確定需要準(zhǔn)備的內(nèi)容,并在年會(huì)之前形成籌備工作的具體流程和時(shí)間表。
最后,將年會(huì)前的準(zhǔn)備工作和年會(huì)當(dāng)天的具體流程結(jié)合起來(lái),形成更完整的年會(huì)規(guī)劃和組織計(jì)劃。
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